ERP Integration mit eswawi

VIDEOR ist als Lieferant über die eProcurement Schnittstelle eswawi vollständig in die ERP-Systeme eserp und esoffice der Firma es2000 integriert und ermöglich somit eine digitale Bestellabwicklung über die gesamte Belegkette hinweg. Als Anwender können Sie den Dienst kostenlos und ohne großen Aufwand nutzen und damit Ihren gesamten Beschaffungsprozess vereinfachen.

eswawi ist eine bei uns betriebene Softwarekomponente, auf die Sie mit Ihrem eserp oder esoffice ab Version 11 zugreifen können. Sie benötigen dazu keine zusätzliche Software, keinen Programmieraufwand und auch keine weiteren Lizenzen, denn eswawi ist bereits Bestandteil Ihrer es2000-Lösung.

Da auch VIDEOR die Geschäftsprozesse mit Ihnen optimieren und so die Digitalisierung weiter vorantreiben möchte, bieten wir Ihnen diesen Service kostenfrei an.

Auf dieser Seite stellen wir die verfügbaren Funktionen kurz vor und erklären Ihnen, wie die Registrierung abläuft.

Für weitere Hilfe kontaktieren Sie bitte unseren Vertriebsinnendienst unter Telefon +496074888303 bzw. E-Mail sales-admin@videor.com.

Verfügbare Funktionen

Über eswawi sind verschiedene Funktionen nutzbar. Diese stehen automatisch zur Verfügung, sobald Sie sich in eswawi registriert haben und von uns freigeschaltet wurden (siehe unten). Das Ganze funktioniert mit wenigen Klicks. 

Hier stellen wir Ihnen die Funktionen am Beispiel von eserp vor. Im esoffice sind die gleichen Funktionen verfügbar. Durch die fortlaufende Weiterentwicklung der Programme kann die Darstellung geringfügig abweichen. 

  • 1. Artikeldaten

    Alle bestellbaren VIDEOR Artikel sind jederzeit aktuell in eswawi vorhanden und können in eserp und esoffice nahtlos mit dem Artikelauswahlassistenten eingesehen und per Doppelklick übernommen werden. Es ist kein vorheriger Import der Artikel (z. B. über Datanorm) mehr nötig.

    Neben allgemeinen Produktinformationen wie Bezeichnungen, Hersteller, Gewicht, Abmessungen und den Mainfeatures sind auch der aktuell verfügbare Lagerbestand, der Listenpreis sowie Ihr Nettoeinkaufspreis enthalten. Ergänzt wird das Ganze durch Produktbilder und das Herstellerdatenblatt.

  • 2. Bestellungen

    Die in Ihrem System erstellten Bestellungen können nach der abgeschlossenen Registrierung einfach per Klick auf "Buchen" an uns übertragen werden. Es sind keine weiteren Einstellungen dafür nötig. Im Folgenden gehen wir noch auf die einzelnen Felder bzw. Informationen ein, die so an uns übermittelt werden können. Bitte beachten Sie, dass es bei der Übertragung essenziell ist, dass Artikel-, Angebots- und Rahmenauftragsnummern korrekt eingegeben werden, da es sonst zu Problemen bei der Bestellbearbeitung und den Folgeprozessen kommen kann.

    Expresslieferung

    Über den Haken "Expresslieferung" wird gesteuert, ob Ihre Bestellung per Standardversand oder per Express verschickt wird. Bei allen Bestellungen über eswawi profitieren Sie von unserer Webshop-Versandkostenregelung!

    Lieferung an Endkunden

    Sie können eine abweichende Lieferadresse übermitteln, an die wir die Ware schicken. Dabei werden die Felder Name1, Name2, zu Händen, Strasse, PLZ, Ort, Land, Telefon und E-Mail übermittelt. Zudem ist es möglich, eine Endkundenbestellnummer anzugeben, welche dann mit auf den Lieferschein gedruckt wird. Die Voraussetzung herfür ist, dass der Haken "Lieferung an Endkunden" gesetzt wurde. Über unsere Dienstleistung VIDEOR DATA Fulfillment können Sie übrigens den Lieferschein in Ihrem Firmendesign gestalten lassen, sodass die Direktlieferung für Ihre Endkunden nicht ersichtlich ist. 

    LieferungAnEndkunden

    Hinweistexte

    Sie können im Belegkopf über den Vortext und Schlusstext und auch auf Positionsebene Hinweise zur Abwicklung an unseren Innendienst eintragen. Diese Funktion sollte allerdings nur in Ausnahmefällen verwendet werden und keine Informationen enthalten, die bereits anderweitig übermittelt werden (Express, Liefertermin, etc.).

    Wunschtermin

    Das eingetragene Datum im Feld "Zu liefern ab" wird von VIDEOR als Wunschtermin interpretiert. In der Auftragsbestätigung wird dann der Wunschtermin bzw. das frühstmögliche Lieferdatum bestätigt. Das Feld "Zu Liefern bis" sollte nicht verwendet werden. Es ist ebenfalls möglich den Wunschtermin auf Positionsebene anzugeben. Ohne die Angabe auf Positionsebene gilt für die Position der Termin aus dem Bestellkopf, sofern vorhanden. Bestellungen ohne Terminangabe werden schnellstmöglich geliefert.

    Angebot/Rahmenauftrag

    Sie haben die Möglichkeit, innerhalb der Bestellbearbeitung im Bestellkopf im Feld "Angebotsnr.", eine Angebotsnummer oder Rahmenauftragsnummer von VIDEOR einzutragen. So können Sie auch Sonderpreisbestellungen über eswawi durchführen. Möchten Sie auf mehrere Angebote oder Rahmenaufträge referenzieren, wird eine separate Bestellung pro Angebot oder Rahmenauftrag benötigt.

    VIDEOR prüft die Bestellung gegen das referenzierte Angebot bzw. den Rahmenauftrag. Bei Angeboten sollten die Bestellpositionen mit dem Angebot übereinstimmen. Wird eine andere Menge bzw. weniger/mehr Positionen gewünscht, dann bitte ein aktualisiertes Angebot anfordern und die Bestellung auf das neue Angebot beziehen. Bei Rahmenaufträgen können natürlich Teillieferungen durchgeführt werden.
    Lieferdatum_Angebot_VorUndSchlusstext
    WunschterminAufPositionsebene

    Bestelldokumente

    Die Übermittlung von Begleitdokumenten zu Ihrer Bestellung ist momentan noch nicht möglich.

  • 3. Auftragsbestätigungen

    Die Auftragsbestätigung von VIDEOR wird, durch das Drücken des Buttons "Onlinelieferanten Abgleich", digital in Ihr System übertragen. Dabei haben Sie die Möglichkeit den Status Ihrer Bestellung proaktiv zu prüfen. Sobald eine Auftragsbestätigung zu der jeweiligen Bestellung eingelesen wurde, erscheint im Reiter Details die Lieferanten Bestellnummer. Neben der Lieferanten Bestellnummer können Sie auf den blauen Info-Button klicken, um die Bestellinformationen aufzurufen. Hier können Sie den Bestellstatus, die bestätigten Preise und Liefertermine einsehen. 

    OnlineLieferantenAbgleich

    Bestellinformationen

  • 4. Lieferscheine

    Über das Modul Lieferavis können Sie, indem Sie den Button "Lieferavis importieren" betätigen, diese in Ihr System proaktiv impotieren lassen. Nachdem Sie das gewünschte Lieferavis ausgewählt haben, können Sie die von VIDEOR übermittelte Tracking-URL im Reiter Details aufrufen, um den Status Ihrer Sendung zu verfolgen. Des Weiteren werden Ihnen im Reiter Positionen, die von VIDEOR übermittelten Seriennummern zu den bestellten Artikeln angezeigt.

    LieferavisImportieren

    Trackinglink

    Seriennummern

    Einen Wareneingang können Sie über den Button "Wareneingang erstellen" erzeugen. Hierbei können Sie entscheiden welche Positionen in den Wareneingang übernommen werden sollen.

    Wareneingang

  • 5. Rechnungen

    VIDEOR unterstützt Rechnungen nach ZUGFeRD Standard, sodass der Belegaustausch über die eswawi problemlos erfolgen kann. Sie können über das Modul Buchhaltung | Kreditorenrechnungen die Liste Ihrer Rechnungen einsehen. Wenn Sie den Button "eswawi Abgleich" betätigen wird im Hintergrund geprüft, ob neue Rechnungen zum Importieren vorhanden sind. Nachdem Sie die ausgewählte Rechnung geöffnet haben, können Sie diese in einem PDF-Viewer über den Reiter Dokumente ansehen. Der Bezug zur vorangegangenen Bestellung und dem Wareneingang wird automatisch hergestellt.

    eswawiAbgleich

    RechnungDokument

 

Registrierung eswawi im eserp

Im eserp können Sie sich ohne großen Aufwand an der eProcurement Schnittstelle eswawi von VIDEOR registrieren und Ihren gesamten Beschaffungsprozess optimieren.

Hier stellen wir Ihnen die Registrierung am Beispiel von eserp vor. Durch die fortlaufende Weiterentwicklung der Programme kann die Darstellung geringfügig abweichen.

  • Voraussetzungen

    Bevor die eswawi registriert werden kann, sollten in Ihrem System bestimmte Einstellungen überprüft und ggf. ergänzt werden.

    Mengeneinheiten

    Die eswawi erwartet Mengeneinheiten nach EDIFACT UN / ECE Recommendation 20. Daher sollten in eserp unter Einstellungen | Artikel | Artikelverwaltung | Referenzen | Mengeneinheiten die Mengeneinheiten nach EDIFACT konfiguriert sein. Es reicht bei der Mengeneinheit "Stck" den Wert "C62" in der Spalte Mengeneinheit gemäß Edifact einzutragen. Sollten in der Bestellung Mengeneinheiten nicht nach EDIFACT verwendet werden, wird die Bestellung von der eswawi nicht akzeptiert.

    Live- oder Test-system?
    Die eswawi ist mit unserem Live-System verbunden. Sie sollten daher auch nur mit Ihrem Live-System eine Registrierung durchführen. Um Probleme bei der Abwicklung zu vermeiden, werden wir keine Test-Systeme freischalten.

  • Registrierung

    Um eine Registrierung im eserp durchführen zu können, klicken Sie auf das grau hinterlegte eserp Logo | Einstellungen | Externe Programme. Bitte beachten Sie, dass für diesen Vorgang spezielle Berechtigungen benötigt werden. Sollten Sie diese nicht haben, dann kontaktieren Sie bitte Ihren System-Administrator.

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    Als nächstes klicken Sie auf den Button Lieferantenanbindungen und nachfolgend auf Referenzen. 

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    Innerhalb der eswawi Referenzen können Sie nun die eswawi Lieferantenanbindungen sehen. Im nächsten Schritt wählen Sie über das Dropdownmenü VIDEOR als Lieferant aus. Die Voraussetzung ist hierbei, dass der Lieferant bereits im eserp angelegt wurde.

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    Nach der Auswahl des Lieferanten folgt die Registrierung auf der rechten Seite im Bereich Registrierungen. Drücken Sie auf das Plus Symbol, einen neuen Eintrag hinzuzufügen.

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    Wenn Sie mehrere Geschäftsstellen in eserp verwenden und diese über separate Kundennummern bei VIDEOR bestellen sollen, dann können diese hier separat hinzufügen. Nun wählen Sie im Dropdown die jeweils gewünschte Geschäftsstelle aus.

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    Zur Speicherung des aktuellen Standes drücken Sie auf das Häckchen Symbol.

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    Um den Registrierungsprozess bei VIDEOR anzustoßen, drücken Sie einfach auf den Button Registrieren. Anschließend öffnet sich das Dialogfenster Wawi-Registrierung. Hier erhalten Sie die Möglichkeit die Lieferantenbedingungen von VIDEOR zu lesen und müssen diese akzeptieren. 

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    Zuletzt bestätigen Sie nur noch den Hinweis zur erfolgreichen Registrierung und aktualisieren über das Aktualisierungssymbol die Ansicht im Bereich Registrierungen. Der Status wechselt von der Farbe Rot "Nicht registriert" auf Gelb "Warte auf Freigabe".

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    Sobald Ihre Registrierung von uns freigeschaltet wurde sehen Sie dies im Bereich der Registrierungen über den grünen Status der für "Bestätigt" steht. Mit der Bestätigung steht Ihnen automatisch der aktuelle Online-Katalog mit den VIDEOR Artikeln zur Verfügung.

    Weitere Informationen zur Registrierung erhalten Sie in der eserp Onlinehilfe.

Registrierung eswawi im esoffice

Im esoffice können Sie sich ohne großen Aufwand an der eProcurement Schnittstelle eswawi von VIDEOR registrieren und Ihren gesamten Beschaffungsprozess optimieren.

Hier stellen wir Ihnen die Registrierung am Beispiel von esoffice vor. Durch die fortlaufende Weiterentwicklung der Programme kann die Darstellung geringfügig abweichen.

  • Voraussetzungen

    Bevor die eswawi registriert werden kann, sollten in Ihrem System bestimmte Einstellungen überprüft und ggf. ergänzt werden.

    Lieferantenart

    Um die eswawi nutzen zu können, muss bei dem jeweiligen Lieferanten in esoffice die Lieferantenart angepasst werden. Steht unter den Lieferantenarten keine eswawi für den Lieferanten zur Verfügung, muss diese über folgendes Update-Skript nachgetragen werden. Dieses Skript können Sie bzw. Ihr Systemadministrator in der Regel selbst ausführen. Wenn Sie Hilfe benötigen wenden Sie sich bitte direkt an den es2000 Support.

    INSERT INTO EINLIEFART (LIEFERANTART, WAWIURL, WAWIAKTIV, BEZEICHNUNG, WAWIART) VALUES(5, 'https://eswawi.videor.com/api/', '1', 'VIDEOR', 3);  

    Mengeneinheiten

    Die eswawi erwartet Mengeneinheiten nach EDIFACT UN / ECE Recommendation 20. Daher sollten in esoffice unter Einstellungen | Referenzen - Artikel | Artikelreferenzen | Mengeneinheiten die Mengeneinheiten nach EDIFACT konfiguriert sein. Es reicht bei der Mengeneinheit "Stck" den Wert "C62" in der Spalte Mengeneinheit gemäß Edifact einzutragen. Sollten in der Bestellung Mengeneinheiten nicht nach EDIFACT verwendet werden, wird die Bestellung von der eswawi nicht akzeptiert.

    Staaten

    Unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein| Länderreferenzen muss bei allen Staaten, in die geliefert werden soll das Feld ISO-Code befüllt sein (Beispiel:  Für Deutschland "DE"). Verwendet wird der ISO ALPHA-2 Code, siehe hier.

    Live- oder Test-system?
    Die eswawi ist mit unserem Live-System verbunden. Sie sollten daher auch nur mit Ihrem Live-System eine Registrierung durchführen. Um Probleme bei der Abwicklung zu vermeiden, werden wir keine Test-Systeme freischalten.

  • Registrierung

    Um eine Registrierung im esoffice durchführen zu können, klicken Sie in der Navigation auf Lieferanten. Die Durchführung dieses Vorgangs erfordert die Berechtigung das Bearbeiten von Lieferanten.

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    Sofern VIDEOR noch nicht als Lieferant angelegt wurde, dann klicken Sie auf das Plus Symbol. Die Anlage umfasst das Ausfüllen der Adressdaten im Reiter Adresse und im Reiter Details wird die Verknüfung zwischen dem neu angelegten Lieferanten VIDEOR und der Lieferantenart hergestellt. 

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    Wenn Sie mehrere Geschäftsstellen in esoffice verwenden und diese über separate Kundennummern bei VIDEOR bestellen sollen, dann können diese hier separat hinzufügen. Nun wählen Sie im Dropdown die jeweils gewünschte Geschäftsstelle aus. Um den Registrierungsprozess bei VIDEOR anzustoßen, drücken Sie einfach auf den Button Registrieren. Anschließend öffnet sich das Dialogfenster Regisirerung für eswawi. Hier erhalten Sie die Möglichkeit die Lieferantenbedingungen von VIDEOR zu lesen und zu akzeptieren. 

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    Zuletzt bestätigen Sie nur noch den Hinweis zur erfolgreichen Registrierung mit OK. 

    Sobald Ihre Registrierung von uns freigeschaltet wurde, sehen Sie dies im Bereich Lieferanten im Reiter Details den Status "Bestätigt". Mit der Bestätigung steht Ihnen automatisch der aktuelle Online-Katalog mit den VIDEOR Artikeln zur Verfügung.

    Weitere Informationen zur Registrierung erhalten Sie in der esoffice Onlinehilfe.