Digitale Belege - Elektronische Bestellungen

Digitalisierte Prozesse sind für alle beteiligten Unternehmen von Vorteil, denn Sie sparen Zeit und ermöglichen es Ihnen, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. „Classic EDI“ nennt man Ihre Bestellübermittlung auf elektronischem Weg. Und dies ist nicht kompliziert, im Gegenteil. Viele Standardformate sind sehr umfangreich, weil versucht wird, alle Eventualitäten abzubilden. Häufig reicht es aber, nur einen Teil des Funktionsumfangs zu verwenden oder einfachere Datenformate zu nutzen. Da kann sich der zusätzliche Aufwand für die Einrichtung schon nach relativ kurzer Zeit amortisieren.

Erzeugt werden diese elektronischen Bestellungen meist von ERP- bzw. Warenwirtschaftssystemen, die über entsprechende Funktionen oder Zusatzmodule verfügen. Umsetzung und Einrichtung unterscheiden sich je nach System und Hersteller. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Hersteller oder Dienstleister. Allgemeine Informationen zum Thema finden Sie zum Beispiel unter edi-wissen.de.


Unterstützte Datenformate

Wir unterstützen eine Vielzahl an Datenformaten und prüfen gerne, ob wir die von Ihrem System erzeugten Bestellungen verarbeiten können. Übliche Datenformate sind beispielsweise XML (u.a. openTRANS), CSV, FixRecord (u.a. UGL) oder UN/EDIFACT. Für uns ist vor allem wichtig, dass die Daten automatisch erzeugt und somit formal immer gleich sind, Ihre Kundennummer enthalten ist und die gewünschten Produkte zweifelsfrei über unsere Artikelnummer identifiziert werden können. Im Zusammenhang damit empfehlen wir, Artikel-Stammdaten automatisch in Ihr System zu importieren, am besten über unseren Service VIDEOR DATA.

Sehr flexibles und weit verbreitetes Austauschformat

Die Extensible Markup Language, abgekürzt XML, ist eine Auszeichnungssprache, die zur Darstellung hierarchischer strukturierter Daten in einer Textdatei Verwendung findet, und als Standard sehr weit verbreitet.

Das XML-Format ist vielseitig einsetzbar, sodass Sie von uns die Möglichkeit erhalten, den digitalen Belegaustausch darüber abzuwickeln. Hierbei unterstützen wir die unterschiedlichesten semantischen Ausprägungen, sodass der Einsatz eines proprietären Standards prinzipiell eine Option darstellt. Möchten Sie ein proprietäres XML-Format nutzen, dann benötigen wir eine entsprechende XML-Schema-Definition XSD. Alternativ bevorzugt VIDEOR den offenen XML-basierten Standard openTRANS.

Standardisiertes XML Format (von VIDEOR bevorzugt)

openTRANS ist ein offener auf XML basierender Standard, der zur Unterstützung des elektronischen Datenaustauschs (EDI) zwischen Handelsunternehmen entwickelt wurde. 

Der allgemeine Standard openTRANS baut auf dem Standrad BMEcat für den elektronischen Produktdatenaustausch auf, somit können auch standardisierte Geschäftsdokumente wie Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung  zwischen den Geschäftspartnern und elektronischen Marktplätzen ausgetauscht werden.

Das Frauenhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO und die Universität Duisburg-Essen BLI stellen openTRANS zur kostenfreien Nutzung zur Verfügung. Eine ausführliche Dokumentation inklusive Beispielen und Erläuterungen zum Inhalt finden Sie auf der Seite des Frauenhofer-Instituts und weitere Informationen zum Thema auf opentrans.de.

Für VIDEOR ist openTRANS das bevorzugte Datenaustauschformat. Der entscheidene Vorteil ist hierbei eine schnelle und unkomplizierte Einrichtung, was sich in der Praxis bereits bewehrt hat. Aufgrunddessen nutzen wir openTRANS in unterschiedlichen Projekten in der Version 2.1.

Sehr simples Austauschformat

Neben vielen Standardformaten wie OpenTrans, UGL oder EDIFACT unterstützen wir auch simple CSV Dateien als Bestellung und liefern entsprechende Auftrags- und Versandbestätigungen zurück.

Hier beschreiben wir ein Anwendungsbeispiel, wie eine Anbindung über das CSV-Format aussehen könnte. Wenn Ihr System kein Standardformat unterstützt ist dies oft der schnellste Weg um einfache Bestellungen zu übertragen.

Festlängenformat

Das FixRecord- oder Festlängen-Format gibt für jedes Feld eine feste Zeichenlänge vor.

Im Gegensatz zum CSV-Format wird bei FixRecord kein Trennzeichen verwendet. Die Felder werden anhand der vorher definierten Feldlängen unterschieden. Üblicherweise gibt es am Anfang jeder Zeile eine Satzartenkennung, wodurch es möglich ist, je Zeile eine andere Feldlängendefinition zu verwenden.

FixRecord ist damit durch seine geringe Datenmenge sehr effizient, aber durch die starren Definitionen weniger flexibel. Da durch heutige Datenübertragungsraten die Dateigröße kaum noch eine Rolle spielt, empfiehlt sich eher ein Format wie XML. Wenn Ihr System allerdings nur FixRecord-Formate unterstützt, spricht auch nichts dagegen, diese zu verwenden.

Weitere Informationen zu FixRecord finden Sie hier.

Standardisiertes Festlängenformat

Das UGL-Format wurde für Datenübertragungen zwischen Fachhandwerk und Großhandel definiert und ermöglicht eine digitale Abwicklung über die gesamte Belegkette hinweg.

UGL steht für "UeberGabeschnittstelle Lang" und basiert auf ASCII Text mit festen Satzlängen, d.h. auf dem FixRRecord-Format. Siehe entsprechenden Tab.

Wir unterstützen die folgenden Nachrichten:

  • Angebotsanfrage (AN)
  • Angebot (PA)
  • Bestellung (BE)
  • Bestellbestätigung (AB)
  • Lieferavis (LS)
  • Rechnung (RG)

EDI-Format der Vereinten Nationen

Das von den Vereinten Nationen eingeführte UN/EDIFACT-Format gibt es bereits seit 1986 und wird von der Wirtschaftskommission für Europa der Vereinten Nationen (UNECE) verwaltet.

Hier beschreiben wir ein Anwendungsbeispiel, wie eine Anbindung über das UN/EDIFACT-Format aussehen könnte. Wenn Ihr System von Haus aus EDIFACT unterstützt, kann es sinnvoll sein, auf dieses Format zu setzen. Es sollte aber beachtet werden, dass es sich um ein sehr umfangreiches Format mit hunderten branchenspezifischen Subsets (z. B. D10A, EANCOM etc.) handelt. Dies ermöglicht es zwar, jeden denkbaren Spezialfall abzubilden, bringt aber auch eine entsprechende Komplexität mit sich.

VIDEOR bevorzugt aufgrund der höheren Flexibilität und besseren Lesbarkeit das XML-Format, die Anbindung per UN/EDIFACT ist aber möglich. Weitere Information über UN/EDIFACT finden Sie hier, die offizielle Seite der UNECE hier.

  • Übertragung

    Sie legen in dem von uns zur Verfügung gestellten SFTP-Account unter /upload/orders die Bestellung im entsprechenden Format ab.

    Wir stellen Auftragsbestätigungen im Ordner /upload/ordrsp und Rechnungen im Ordner /upload/invoic zur Verfügung. Diese werden von Ihnen gelöscht, sobald Sie die Dateien heruntergeladen haben.

  • Datei-Inhalt

    Beispiele und Erläuterungen zum Inhalt finden Sie hier.


Zusammenfassung

  • Voraussetzungen

    • Ihr System kann die elektronischen Bestellungen erzeugen
    • Bestellung ist formal richtig
    • Notwendige Daten sind enthalten
  • Belegarten

    • ORDERS - Ihre Bestellung an uns
    • ORDRSP - Die Auftragsbestätigung zu Ihrer Bestellung
    • DESADV - Die Versandbestätigung(en) zu Ihrer Bestellung
    • INVOIC - Die Rechnung zu Ihrer/n Lieferung(en)
  • Übertragungsweg

    • SFTP
    • FTPS
  • Datenformat

    • Variabel, schicken Sie uns Ihr Format zur Prüfung.
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