Digitale Belege - Elektronische Bestellungen

Classic EDI nennt man Ihre Bestellübermittlung auf elektronischem Weg. Viele Standardformate sind sehr umfangreich, da häufig alle Eventualitäten abgebildet werden sollen. Eine Teilintegration reicht aber häufig schon aus und bringt eine große Prozesskostenersparnis.


Classic EDI bei VIDEOR im Detail

Zum Austausch der Dateien stellen wir Ihnen einen Zugang zur Verfügung, mit dem Sie die Bestellungen per SFTP oder FTPS hochladen können. Optional können wir auch Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen elektronisch zurückliefern.

Setzen Sie sich einfach per E-Mail unter edisupport@videor.com mit uns in Verbindung und lassen Sie uns die Möglichkeiten besprechen. Gerne können Sie auch direkt vorhandene Dokumentationen zum Datenformat und Beispielbestellungen mitschicken, dies erleichtert uns die Prüfung enorm.

Von VIDEOR unterstützte Datenformate

Sehr flexibles und weit verbreitetes Austauschformat

Die Extensible Markup Language, abgekürzt XML, ist eine Auszeichnungssprache, die zur Darstellung hierarchischer strukturierter Daten in einer Textdatei Verwendung findet, und als Standard sehr weit verbreitet.

Das XML-Format ist vielseitig einsetzbar, sodass Sie von uns die Möglichkeit erhalten, den digitalen Belegaustausch darüber abzuwickeln. Hierbei unterstützen wir die unterschiedlichesten semantischen Ausprägungen, sodass der Einsatz eines proprietären Standards prinzipiell eine Option darstellt. Möchten Sie ein proprietäres XML-Format nutzen, dann benötigen wir eine entsprechende XML-Schema-Definition XSD. Alternativ bevorzugt VIDEOR den offenen XML-basierten Standard openTRANS.

  • Übertragung

    Sie legen in dem von uns zur Verfügung gestellten SFTP-Account unter /upload/orders die Bestellung im unten beschriebenen Format ab. Jede Datei entspricht einer Bestellung und der Dateiname ist üblicherwiese auch Ihre Bestellnummer.

    Wir stellen Auftrags- und Versandbestätigungen, sowie Rechnungen in den jeweiligen Ordnern /upload/ordrsp, /upload/desadv und /upload/invoic zur Verfügung. Diese werden von Ihnen gelöscht, sobald Sie die Dateien heruntergeladen haben.

  • Spezifikationen und Beispiele

    Allgemeine Beispiele und Erläuterungen zu XML finden Sie hier.

    Ein Anwendungsfall von XML ist das openTRANS-Format, welches von uns präferiert wird. Siehe entsprechenden Tab.

Standardisiertes XML Format (von VIDEOR bevorzugt)

openTRANS ist ein offener auf XML basierender Standard, der zur Unterstützung des elektronischen Datenaustauschs (EDI) zwischen Handelsunternehmen entwickelt wurde. 

Der allgemeine Standard openTRANS baut auf dem Standrad BMEcat für den elektronischen Produktdatenaustausch auf, somit können auch standardisierte Geschäftsdokumente wie Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung  zwischen den Geschäftspartnern und elektronischen Marktplätzen ausgetauscht werden.

Das Frauenhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO und die Universität Duisburg-Essen BLI stellen openTRANS zur kostenfreien Nutzung zur Verfügung. Eine ausführliche Dokumentation inklusive Beispielen und Erläuterungen zum Inhalt finden Sie auf der Seite des Frauenhofer-Instituts und weitere Informationen zum Thema auf opentrans.de.

Für VIDEOR ist openTRANS das bevorzugte Datenaustauschformat. Der entscheidene Vorteil ist hierbei eine schnelle und unkomplizierte Einrichtung, was sich in der Praxis bereits bewehrt hat. Aufgrunddessen nutzen wir openTRANS in unterschiedlichen Projekten in der Version 2.1.

  • Übertragung

    Sie legen in dem von uns zur Verfügung gestellten SFTP-Account unter /upload/orders die Bestellung im unten beschriebenen Format ab. Jede Datei entspricht einer Bestellung und der Dateiname ist üblicherwiese auch Ihre Bestellnummer.

    Wir stellen Auftrags- und Versandbestätigungen, sowie Rechnungen in den jeweiligen Ordnern /upload/ordrsp,  /upload/desadv und /upload/invoic zur Verfügung. Diese werden von Ihnen gelöscht sobald Sie die Dateien heruntergeladen haben.

  • Spezifikationen und Beispiele

    Die wichtigsten XML-Elemente in den Kopfdaten der Bestellung sind:

    • Kopfebene ORDER_HEADER
    • Steuerinformationen CONTROL_INFO
    • Beschaffungsinformationen SOURCING_INFO
    • Referenz auf Rahmenvertrag AGREEMENT
    • Referenz auf Lieferant SUPPLIER_IDREF
    • Lieferdatum DELIVERY_DATE
    • Geschäftspartner PARTIES
    • Geschäftspartner PARTY
    • ID des Geschäftspartners PARTY_ID
    • Adresse ADDRESS
    • Ansprechpartner CONTACT_DETAILS
    • Telefon PHONE
    • E-Mail Adresse EMAILS
    • Kundenauftragsbezug CUSTOMER_ORDER_REFERENCE
    • Geschäftspartner ORDER_PARTIES_REFERENCE
    • Referenz auf einkaufendes Unternehmen BUYER_IDREF
    • Referenz auf den Rechnungsempfänger INVOICE_RECIPIENT_IDREF
    • Lieferparteien SHIPMENT_PARTIES_REFERENCE
    • Bemerkung REMARKS

    Die wichtigsten XML-Elemente in den Positionen der Bestellung sind:

    • Positionsebene ORDER_ITEM_LIST
    • Positionszeile ORDER_ITEM
    • Artikelnummer PRODUCT_ID
    • Artikelnummer des Lieferanten SUPPLIER_PID
    • Artikelnummer des einkaufenden Unternehmens BUYER_PID
    • Herstellerinformationen MANUFACTURER_INFO
    • Teillieferungsliste PARTIAL_DELIVERY_LIST
    • Teillieferung PARTIAL_DELIVERY
    •  Zusammenfassung ORDER_SUMMARY

    Beispiel für eine Bestellung:

    <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <ORDER version="2.1" type="standard" xmlns="http://www.opentrans.org/XMLSchema/2.1" xmlns:bmecat="http://www.bmecat.org/bmecat/2005" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="http://www.opentrans.org/XMLSchema/2.1 opentrans_2_1.xsd">
    <ORDER_HEADER>
    <CONTROL_INFO>
    <GENERATION_DATE>2021-06-15</GENERATION_DATE>
    </CONTROL_INFO>
    <SOURCING_INFO>
    <QUOTATION_ID>12345678</QUOTATION_ID>
    </SOURCING_INFO>
    <ORDER_INFO>
    <ORDER_ID>1234567</ORDER_ID>
    <ORDER_DATE>2021-06-15</ORDER_DATE>
    <PARTIES>
    <PARTY>
    <bmecat:PARTY_ID type="buyer_specific">12345</bmecat:PARTY_ID>
    <PARTY_ROLE>supplier</PARTY_ROLE>
    <ADDRESS>
    <bmecat:NAME>VIDEOR E. Hartig GmbH</bmecat:NAME>
    <bmecat:STREET>Carl-Zeiss-Straße 8</bmecat:STREET>
    <bmecat:ZIP>63322</bmecat:ZIP>
    <bmecat:CITY>Rödermark</bmecat:CITY>
    <bmecat:COUNTRY>Germany</bmecat:COUNTRY>
    <bmecat:COUNTRY_CODED>DE</bmecat:COUNTRY_CODED>
    </ADDRESS>
    </PARTY>
    <PARTY>
    <bmecat:PARTY_ID type="supplier_specific">123456</bmecat:PARTY_ID>
    <PARTY_ROLE>buyer</PARTY_ROLE>
    <ADDRESS>
    <bmecat:NAME>Bestell GMBH</bmecat:NAME>
    <bmecat:NAME2>Name2</bmecat:NAME2>
    <bmecat:NAME3>Name3</bmecat:NAME3>
    <CONTACT_DETAILS>
    <bmecat:CONTACT_NAME>Bestell Kunde</bmecat:CONTACT_NAME>
    <bmecat:PHONE type="office">09876543</bmecat:PHONE>
    <bmecat:EMAILS>
    <bmecat:EMAIL>besteller@kunde.de</bmecat:EMAIL>
    </bmecat:EMAILS>
    </CONTACT_DETAILS>
    <bmecat:STREET>Am Bestell Weg 33</bmecat:STREET>
    <bmecat:ZIP>09876</bmecat:ZIP>
    <bmecat:CITY>Bestellfeld</bmecat:CITY>
    <bmecat:COUNTRY>Germany</bmecat:COUNTRY>
    <bmecat:COUNTRY_CODED>DE</bmecat:COUNTRY_CODED>
    </ADDRESS>
    </PARTY>
    </PARTIES>
    <ORDER_PARTIES_REFERENCE>
    <bmecat:BUYER_IDREF type="buyer_specific">123456</bmecat:BUYER_IDREF>
    <bmecat:SUPPLIER_IDREF type="supplier_specific">12345</bmecat:SUPPLIER_IDREF>
    </ORDER_PARTIES_REFERENCE>
    <bmecat:CURRENCY>EUR</bmecat:CURRENCY>
    <PARTIAL_SHIPMENT_ALLOWED>FALSE</PARTIAL_SHIPMENT_ALLOWED>
    </ORDER_INFO>
    </ORDER_HEADER>
    <ORDER_ITEM_LIST>
    <ORDER_ITEM>
    <LINE_ITEM_ID>10</LINE_ITEM_ID>
    <PRODUCT_ID>
    <bmecat:SUPPLIER_PID type="supplier_specific">098765</bmecat:SUPPLIER_PID>
    <bmecat:DESCRIPTION_SHORT>Artikel P1234-VE</bmecat:DESCRIPTION_SHORT>
    </PRODUCT_ID>
    <QUANTITY>1.0</QUANTITY>
    <bmecat:ORDER_UNIT>Stk</bmecat:ORDER_UNIT>
    <PRODUCT_PRICE_FIX>
    <bmecat:PRICE_AMOUNT>999.99</bmecat:PRICE_AMOUNT>
    </PRODUCT_PRICE_FIX>
    </ORDER_ITEM>
    </ORDER_ITEM_LIST>
    <ORDER_SUMMARY>
    <TOTAL_ITEM_NUM>1</TOTAL_ITEM_NUM>
    <TOTAL_AMOUNT>999.99</TOTAL_AMOUNT>
    </ORDER_SUMMARY>
    </ORDER>

Sehr simples Austauschformat

Neben vielen Standardformaten wie OpenTrans, UGL oder EDIFACT unterstützen wir auch simple CSV Dateien als Bestellung und liefern entsprechende Auftrags- und Versandbestätigungen zurück.

Hier beschreiben wir ein Anwendungsbeispiel, wie eine Anbindung über das CSV-Format aussehen könnte. Wenn Ihr System kein Standardformat unterstützt ist dies oft der schnellste Weg um einfache Bestellungen zu übertragen.

  • Übertragung

    Sie legen in dem von uns zur Verfügung gestellten SFTP-Account unter /upload/orders die Bestellung im unten beschriebenen Format ab. Jede Datei entspricht einer Bestellung und der Dateiname ist üblicherweise auch Ihre Bestellnummer.

    Wir stellen Auftrags- und Versandbestätigungen im Ordner /upload/out zur Verfügung. Diese werden von Ihnen gelöscht, sobald Sie die Dateien heruntergeladen haben.

  • Spezifikationen und Beispiele

    Bestellung Kopfdaten/Zeile 1:

    • Satzart (bei Kopfdaten "1")
    • Kundennummer
    • Bestelldatum
    • Ihre Bestellreferenz (für spätere Zuordnung der Auftragsbestätigung/Lieferschein)
    • Lieferadresse Anrede
    • Lieferadresse Name 1
    • Lieferadresse Name 2
    • Lieferadresse Strasse
    • Lieferadresse PLZ
    • Lieferadresse Ort
    • Lieferadresse Staat
    • Lieferadresse Telefon
    • E-Mail-Adresse des bei Ihnen zuständigen Sachbearbeiters
    • Bemerkung

    Bestellung Positionen, ab Zeile 2:

    • Satzart (bei Position immer "2")
    • VIDEOR Artikelnummer
    • Menge

    Beispiel für eine Bestellung sieht dann beispielsweise so aus:

    1;210783;21.05.2021;abcde1233;;Beispiel GmbH;;Teststr. 1;123456;Testhausen;DE;0123456789;test.order@beispiel.de;
    2;206901;1
    2;217927;1
    2;218601;3

    Auftrags-/Versandbestätigung Kopfdaten/Zeile 1:

    • Satzart (bei Kopfdaten "1")
    • Kundennummer
    • Bestelldatum
    • Auftragsnummer/Lieferscheinnummer
    • Ihre Bestellreferenz
    • Lieferadresse Name 1
    • Lieferadresse Name 2
    • Lieferadresse Strasse
    • Lieferadresse PLZ
    • Lieferadresse Ort
    • Lieferadresse Staat
    • Bemerkung
    • Lieferdienst
    • Trackingnummer
    • Tracking-URL

    Auftrags-/Versandbestätigung Positionen, ab Zeile 2:

    • Satzart (bei Position immer "2")
    • Positionsnummer
    • VIDEOR Artikelnummer
    • Artikelbezeichnung
    • Menge
    • Offene Menge
    • Preis
    • Lieferdatum

    Beispiel Auftrags-/Versandbestätigung:

    1;210783;21.05.2021;XE-14422032;abcde1233;Beispiel GmbH;;Teststr. 1;123456;Testhausen;DE;;GLS (DE) Standard;5454455267;http://www.gls-group.eu/276-I-PORTAL-WEB/content/GLS/DE03/DE/5004.htm?txtRefNo=5454455267&txtAction=71000
    2;1.0;219761;AXIS T91B47 100-410MM;3;0;60.35;24.05.2021

Festlängenformat

Das FixRecord- oder Festlängen-Format gibt für jedes Feld eine feste Zeichenlänge vor.

Im Gegensatz zum CSV-Format wird bei FixRecord kein Trennzeichen verwendet. Die Felder werden anhand der vorher definierten Feldlängen unterschieden. Üblicherweise gibt es am Anfang jeder Zeile eine Satzartenkennung, wodurch es möglich ist, je Zeile eine andere Feldlängendefinition zu verwenden.

FixRecord ist damit durch seine geringe Datenmenge sehr effizient, aber durch die starren Definitionen weniger flexibel. Da durch heutige Datenübertragungsraten die Dateigröße kaum noch eine Rolle spielt, empfiehlt sich eher ein Format wie XML. Wenn Ihr System allerdings nur FixRecord-Formate unterstützt, spricht auch nichts dagegen, diese zu verwenden.

Weitere Informationen zu FixRecord finden Sie hier.

  • Übertragung

    Sie legen in dem von uns zur Verfügung gestellten SFTP-Account unter /upload/orders die Bestellung im unten beschriebenen Format ab.

    Wir stellen Auftrags- und Versandbestätigungen sowie Rechnungen im Ordner /upload/out zur Verfügung. Diese werden von Ihnen gelöscht, sobald Sie die Dateien heruntergeladen haben.

  • Spezifikationen und Beispiele

    Ein Anwendungsfall von FixRecord ist das UGL-Format. Siehe entsprechenden Tab.

Standardisiertes Festlängenformat

Das UGL-Format wurde für Datenübertragungen zwischen Fachhandwerk und Großhandel definiert und ermöglicht eine digitale Abwicklung über die gesamte Belegkette hinweg.

UGL steht für "UeberGabeschnittstelle Lang" und basiert auf ASCII Text mit festen Satzlängen, d.h. auf dem FixRRecord-Format. Siehe entsprechenden Tab.

Wir unterstützen die folgenden Nachrichten:

  • Angebotsanfrage (AN)
  • Angebot (PA)
  • Bestellung (BE)
  • Bestellbestätigung (AB)
  • Lieferavis (LS)
  • Rechnung (RG)
  • Übertragung

    Sie legen in dem von uns zur Verfügung gestellten SFTP-Account unter /upload/in Ihre Bestellung oder Angebotsanfrage im unten beschriebenen Format ab. Jede Datei entspricht einer Bestellung und der Dateiname muss mit "A" beginnen.

    Wir stellen Angebote, Auftrags- und Versandbestätigungen sowie Rechnungen im Ordner /upload/out zur Verfügung. Diese werden von Ihnen gelöscht, sobald Sie die Dateien heruntergeladen haben. 

  • Spezifikationen und Beispiele

    Es gibt folgende Satzarten in den Nachrichten:

    • Kopfdaten (KOP)
    • Rechnungsdaten (RGD)
    • Adresse (ADR)
    • Positionsdaten (POA)
    • Zuschläge (POZ)
    • Textpositionen (POT)
    • Endsatz (END)

    Die genaue Satzbeschreibung entnehmen Sie bitte der Dokumentation.

    Beispiel für eine Bestellung:

    KOP123456    VIDEOR    BEB-0000108                                                                       20210830EUR04.00Test Besteller                          20210825                               
    ADRHauptlager Testhausen                                                                   Testweg 1                    DE 12345 Testhausen                                                             
    POA0000000004000000000098076          00000002000LED Infrarot Scheinwerfer, 850nm,       50100', 70W, IP66                       000000000000000001080000000000000B-0000108#1          Stk              
    POA00000000060000000000903544         00000005000Universal Netzteil 12V/5A ID 2.1 x OD   5.5                                     000000000000000000125000000000000B-0000108#2          Stk              
    POA00000000080000000000228333         00000010000MicroSDXC Speicherkarte, 32GB, Class 10,UHSI U1                                 000000000000000000070000000000000B-0000108#3          Stk              
    END                                                                                                                                                                                                     

EDI-Format der Vereinten Nationen

Das von den Vereinten Nationen eingeführte UN/EDIFACT-Format gibt es bereits seit 1986 und wird von der Wirtschaftskommission für Europa der Vereinten Nationen (UNECE) verwaltet.

Hier beschreiben wir ein Anwendungsbeispiel, wie eine Anbindung über das UN/EDIFACT-Format aussehen könnte. Wenn Ihr System von Haus aus EDIFACT unterstützt, kann es sinnvoll sein, auf dieses Format zu setzen. Es sollte aber beachtet werden, dass es sich um ein sehr umfangreiches Format mit hunderten branchenspezifischen Subsets (z. B. D10A, EANCOM etc.) handelt. Dies ermöglicht es zwar, jeden denkbaren Spezialfall abzubilden, bringt aber auch eine entsprechende Komplexität mit sich.

VIDEOR bevorzugt aufgrund der höheren Flexibilität und besseren Lesbarkeit das XML-Format, die Anbindung per UN/EDIFACT ist aber möglich. Weitere Information über UN/EDIFACT finden Sie hier, die offizielle Seite der UNECE hier.

  • Übertragung

    Sie legen in dem von uns zur Verfügung gestellten SFTP-Account unter /upload/orders die Bestellung im entsprechenden Format ab.

    Wir stellen Auftragsbestätigungen im Ordner /upload/ordrsp und Rechnungen im Ordner /upload/invoic zur Verfügung. Diese werden von Ihnen gelöscht, sobald Sie die Dateien heruntergeladen haben. 

  • Spezifikationen und Beispiele

    Beispiele und Erläuterungen zum Inhalt finden Sie hier.

Stammdaten für Belege im eigenen System

Wir unterstützen eine Vielzahl an Datenformaten und prüfen gerne, ob wir die von Ihrem System erzeugten Bestellungen verarbeiten können. Übliche Datenformate sind: 

  • XML (u.a. openTRANS),
  • CSV
  • FixRecord (u.a. UGL) oder
  • UN/EDIFACT.

Wichtig dabei ist, dass Ihre übermittelten Daten automatisch erzeugt werden und somit formal immer gleich sind. Außerdem sollte Ihre Kundennummer enthalten sein und die gewünschten Produkte zweifelsfrei über unsere Artikelnummer identifiziert werden können. Am besten gelingt der automatische Artikel-Stammdaten-Import über unseren Service "VIDEOR DATA".

Zusammenfassung

Voraussetzungen

  • Ihr System kann die elektronischen Bestellungen erzeugen
  • Bestellung ist formal richtig
  • Notwendige Daten sind enthalten

Belegarten

  • ORDERS - Ihre Bestellung an uns
  • ORDRSP - Die Auftragsbestätigung zu Ihrer Bestellung
  • DESADV - Die Versandbestätigung(en) zu Ihrer Bestellung
  • INVOIC - Die Rechnung zu Ihrer/n Lieferung(en)

Übertragungsweg

  • SFTP
  • FTPS

Datenformat

  • Variabel. Schicken Sie uns Ihr Format zur Prüfung.

Webinare

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