Automatische Rechnungserstellung mit ZUGFeRD – Fragen und Antworten 

Technische Fragen

 

Warum werden PDF und XML-Dateien bei ZUGFeRD gemeinsam im ERP erzeugt?

ZUGFeRD kombiniert visuelle Darstellung (PDF) und maschinenlesbare Daten (XML) in einer Datei, um Menschen und Maschinen gleichzeitig zu bedienen.

Das PDF enthält das XML als eingebettete Datei im Anhang (PDF/A-3-Standard), daher müssen beide im ERP erzeugt werden.

Das ERP-System muss also die XML-Daten exportieren und ein konformes PDF erzeugen, in dem das XML eingebettet ist.

Welche typischen Probleme können bei der Verarbeitung dieser Dateien auftreten?

Die XML ist fehlerhaft oder entspricht nicht dem ZUGFeRD-Schema → Parsingfehler. (von VIDEOR geprüft)

Die PDF-Datei ist nicht PDF/A-3-konform oder enthält das XML nicht korrekt eingebettet. (von VIDEOR geprüft)

Der Empfänger (z. B. Rechnungseingangssystem) kann die eingebettete XML-Datei nicht extrahieren oder interpretieren → Inkompatibilität.

Wie lassen sich diese Probleme beheben?

Validierung des XML mit offiziellen XSD-Schemata (z. B. ZUGFeRD-Validator oder Peppol-Validator).

Sicherstellen, dass das PDF im Format PDF/A-3 erzeugt wird und die XML-Datei korrekt als Embedded File integriert ist (mit MIME-Typ, AFRelationship etc.).

Verwendung eines zertifizierten ZUGFeRD-konformen Moduls oder Plugins im ERP (z. B. ZUGFeRD-Modul von ES2000, Datev, SAP, Lexware, etc.).

Wen kann ich kontaktieren, wenn ich Hilfe benötige?

Bitte kontaktieren Sie den Support Ihres ERP-Software Anbieters (bspw. ES2000) und lassen Sie das ZUGFeRD Modul für Ihre Softwareversion prüfen.

Alternativ kontaktieren Sie unseren Innendienst, falls Sie nicht weiterkommen.

 

 

Allgemeine Fragen

 

Was ist die neue E-Rechnungspflicht?
Seit 2025 gilt in Deutschland eine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Ziel ist es, durch einheitliche digitale Formate Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und Prozesse effizienter zu gestalten.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht gilt für Unternehmen, die Geschäftskunden (B2B) Rechnungen stellen. Privatkundengeschäfte (B2C) sind derzeit nicht betroffen.

Warum hat VIDEOR bereits 2024 auf E-Rechnungen umgestellt?
Wir wollten frühzeitig vorbereitet sein und haben unsere Digitalisierungsstrategie konsequent weiterverfolgt. Die automatisierte Verarbeitung spart Zeit, senkt Kosten und reduziert manuelle Fehler.

Warum hat sich VIDEOR für das Format ZUGFeRD entschieden?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es kombiniert ein PDF zur Anzeige der Rechnung mit einem strukturierten XML-Datensatz für die automatische Verarbeitung. Das erleichtert die Integration in ERP-Systeme und reduziert die Fehlerquote erheblich.

Welche Vorteile haben VIDEOR-Kunden durch die Umstellung?

  • Schnellere Rechnungsverarbeitung

  • Weniger manuelle Eingriffe

  • Höhere Datenqualität und geringere Fehleranfälligkeit

  • Beitrag zu nachhaltigen, papierlosen Prozessen

  • Bessere Compliance durch standardisierte Formate

Was bedeutet ZUGFeRD technisch gesehen?
ZUGFeRD basiert auf europäischen Standards (u. a. EN 16931) und stellt die Rechnung sowohl als PDF (für Menschen lesbar) als auch als XML-Datei (für Maschinen lesbar) zur Verfügung. So kann sie automatisch im ERP-System weiterverarbeitet werden.

Ist ZUGFeRD verpflichtend?
Nein. Unternehmen können zwischen verschiedenen Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD wählen – sofern sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. VIDEOR hat sich bewusst für ZUGFeRD entschieden, weil es besonders anwenderfreundlich und vielseitig ist.